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Aquela imagem clássica de um escritório contábil desorganizado, cheio de papéis espalhados pela mesa, é coisa do passado. Hoje, profissionais contábeis sabem que a organização estrutural impacta positivamente na produtividade e rentabilidade do negócio. O problema é que muitos desses profissionais ainda não sabem como reduzir o investimento e o tempo gastos nas rotinas do negócio.

Pensando nisso, selecionamos 5 dicas infalíveis para você aumentar a produtividade em seu escritório contábil. Confira:

Monte o organograma do seu escritório contábil

Definir de modo claro e objetivo a estrutura organizacional que você pretende implementar em seu escritório contábil é o primeiro passo para um negócio mais produtivo e rentável.

O organograma ajuda você a estabelecer como os resultados serão medidos e também a identificar o perfil de contadores que você pretende ter em sua equipe. Ele também é importante na elaboração dos planos de carreira, um grande fator motivacional para qualquer equipe.

Crie uma base de comunicação eficiente

A comunicação interna é essencial para o bom funcionamento do seu escritório contábil e não há espaço para telefones sem fio ou mensagens não encaminhadas ao setor responsável.

A primeira dica é ouvir e conhecer melhor sua equipe. Entender o perfil de cada profissional ajuda você a direcioná-lo para a área em que ele pode ser mais produtivo.

A comunicação interna eficiente contribui ainda para a valorização do trabalho em equipe, pois, quando você compartilha os desafios e os objetivos a serem conquistados, os funcionários se sentem pertencentes ao seu escritório e podem apresentar soluções para a otimização dos processos.

Reduza as horas extras

O excesso de trabalho e as horas extras estão entre as medidas mais contraproducentes de um escritório contábil. Quanto maior a pressão sobre o funcionário, menor será a produtividade dele — sem falar na falta de motivação decorrente do processo.

Tenha em mente que a produtividade tem a ver com a distribuição eficiente do fluxo de trabalho e a delegação de tarefas entre a equipe.

Gerencie as rotinas do escritório contábil

O uso de ferramentas de gerenciamento é uma boa alternativa para facilitar a comunicação interna, o trabalho em equipe e a gestão de documentos e serviços no escritório contábil. Outra vantagem dessas ferramentas é que, além de delegar tarefas para qualquer membro da equipe, você também consegue acompanhar o andamento da atividade.

Utilize um sistema de gestão contábil

Cada escritório de contabilidade tem uma rotina de trabalho específica e pode ter sua produtividade e rentabilidade aumentadas com o uso de um software de gestão contábil. Simples e fácil de usar, ele automatiza as rotinas manuais com seu sistema eficiente para o controle e gerenciamento dos documentos, integração entre os módulos, rapidez no processamento e menu interativo de acesso rápido.